اضافه شدن نیروی جدید در محل کار و پذیرش سازمانی کارکنان تازه وارد، می‌تواند هم برای فرد جدید و هم برای تیم قبلی دلهره‌آور و پرتنش باشد. به‌خصوص کارمند جدیدی که به‌تازگی وارد محیط کار جدید شده، پر از استرس است و مدام از خود می‌پرسد آیا من می‌توانم اینجا دوام بیاورم؟
برای همین نیاز است که به عنوان مدیر یا همکار بدانید که چطور باید با کارکنان تازه وارد در محیط کار رفتار کنید. در ادامه درمورد تاثیراتی که فرایند همسوسازی کارمندان جدید روی حفظ آن‌ها در شرکت می‌گذارد صحبت می‌کنیم.
تاثیرات فرایند آنبوردینگ در حفظ و نگهداشت منابع انسانی
همسوسازی یا آنبوردینگ کارمندان جدید فرایندی است که در آن نیروی جدید با ارزش‌ها و اهداف شرکت آشنا می‌شود و می‌تواند مسئولیت‌هایش را شروع کند. در ادامه بعضی از مهم‌ترین تاثیراتی را که آنبوردینگ در حفظ منابع انسانی شرکت دارد نام می‌بریم:
- افزایش بهره‌وری
وقتی شما برای آموزش نیروی جدید از نرم‌افزارهای خاصی کمک می‌گیرید، روند آموزش آن‌ها با سرعت بیشتری پیش می‌رود. این موضوع درنهایت باعث افزایش بهره‌وری کارمند و خود شرکت می‌شود.
- تسهیل تطابق نیروی جدید با اهداف کلی شرکت
همسوسازی نیروی جدید و روند پذیرش سازمانی کارکنان تازه وارد باعث می‌شود با هر بار که فرد جدیدی وارد شرکت می‌شود، شما به مرور اهداف، ارزش‌ها و وظایف شرکت بپردازید. این موضوع باعث می‌شود نه‌تنها نیروی جدید، بلکه اعضای قدیمی تیم هم تطابق بیشتری با اهداف سازمان پیدا کنند.
- بهبود روابط تیمی
با معرفی نیروی جدید به اعضای قبلی یک ارتباط دوطرفه بین آن‌ها شکل می‌گیرد و بعد بسیار راحت‌تر می‌توانند در جهت حفظ این روابط قدم بردارند. این موضوع درنهایت باعث افزایش بهره‌وری و تقویت روحیه تیمی در بین اعضای شرکت می‌شود.
- افزایش امنیت شغلی و حفظ کارمندان
انجام تمام فرایندهای آنبوردینگ باعث می‌شود میزان رضایت شغلی و احتمال ماندگاری کارمند جدید تا حد زیادی افزایش پیدا کند. اگر اعضای شرکت از حضور در کنار شما لذت ببرند، دیگر قصد ترک شما را ندارند و ترجیح می‌دهند کنار شما بمانند.
نحوه طراحی فرایند پذیرش سازمانی برای ورود کارکنان تازه وارد
با استفاده از مراحل زیر، می‌توانید به شکل موثری فرایند پذیرش سازمانی کارکنان تازه وارد را به انجام برسانید:
- قبل از ورود کارمند جدید، مراحل همسوسازی را انجام دهید
قبل از اینکه نیروی جدید وارد شرکت شود، باید آنبوردینگ را شروع کنید. مثلا می‌توانید یک ایمیل حاوی اطلاعات مربوط به فرایند استخدام و مدارک لازم، برایش ارسال کنید. همچنین می‌توانید تاریخ و زمان شروع کار، برنامه‌های شرکت و نام کاربری و رمز عبور سیستم را در آن ایمیل به نیروی جدید اطلاع دهید.
- محیط کار را به کارمند جدید نشان دهید
برای اینکه حس صمیمیت به کارمند جدید بدهید، سعی کنید محیط شرکت را به او نشان دهید و او را راهنمایی کنید. سعی کنید با طراحی یک تور بازدید، او را راهنمایی کنید تا با محیط کار آشنا شود. این کار باعث می‌شود در بقیه روزها بسیار راحت‌تر وارد شود و به کارش بپردازد.
- اعضای قبلی تیم را به نیروی جدید معرفی کنید
هم‌زمان که محیط کار را به کارمند جدید نشان می‌دهید، اعضای قبلی شرکت را هم به او معرفی کنید. این کار به او کمک می‌کند خیلی بهتر با فرهنگ سازمانتان آشنا شود و با بقیه ارتباط بهتری برقرار کند.
- ساعت ناهار او را تنها نگذارید
ناهار را در کنار نیروی جدید همراه با هم‌تیمی‌ها و مدیرانش بخورید. این موضوع، به او این فرصت را می‌دهد که بهتر با اعضای تیمش آشنا شود و رابطه کاری موثرتری شکل بگیرد.
- او را تشویق کنید تا با سرپرستش ارتباط برقرار کند
ارتباط کاری با سرپرست باعث می‌شود نیروی جدید شرح وظایف و مسئولیت‌هایش را بهتر بداند و از مدیر یا سرپرستش کمک بخواهد. همچنین به او کمک می‌کند که در صورت هرگونه ابهام یا سوال از طریق سرپرستش پاسخ را دریافت کند.
- فضای کارش را به او معرفی کنید
بعد از نشان دادن میز یا محیط کار نیروی جدید، به او اجازه دهید تا آن فضا را برای خود شخصی‌سازی کند. اطلاعات ورود به پرتابل‌ها را به او بدهید و به او زمان دهید تا با سیستم‌ها آشنایی پیدا کند.
- موقعیت او را زیر نظر بگیرید
با توجه به اینکه ارتباط برقرار کردن نیروی جدید با محیط کار کمی زمان می‌برد، لازم است که شما مدام حال او را پیگیری کنید. با برقراری جلسه‌های تیمی کوتاه به او این فرصت را بدهید تا سوالاتی که در ذهن دارد را مطرح کند و از او بپرسید حجم کاری چطور است.
چطور با کارکنان تازه وارد در محیط کار رفتار کنیم؟
وقتی فرد جدیدی وارد تیم یا سازمان شما می‌شود، نحوه رفتار شما همیشه در ذهنش می‌ماند و براساس همان اولین برخورد، رابطه‌اش با شما تعریف می‌شود. در ادامه نکاتی می گوییم که با رعایت آن‌ها می توانید رابطه سازنده‌ای با همکار جدیدتان داشته باشید.
- یک تبریک کوتاه برایش بنویسید
کافی است این پیام را به او برسانید که به تیم شما خوش آمده است. همچنین لحن شما در پیام خیلی مهم است. سعی کنید با لحنی کاملا صمیمی این پیام را به او برسانید و کاری کنید که حس کند این احساس واقعی شما است.
- بابت حضورش قدردانی کنید
برای القای حس قدردانی به نیروی جدید، لازم است تا محیط را برای او فراهم کنید. مثلا مطمئن شوید که تمام چیزهایی که برای شروع کار لازم دارد در دسترسش است. لوازمی مثل میز کار و اطلاعات مربوط به ورود به سیستم همه باید از قبل به او ارائه شوند. اگر از قبل از ورود نیروی جدید روی این مسائل وقت بگذارید، روی رابطه شما با فرد جدید تاثیر خیلی زیادی می‌گذارد. چون به آن‌ها این حس را می‌دهد که از همان اول، بخشی از تیم هستند.
- جلسه آشنایی با عضو جدید داشته باشید
خیلی مهم است که برای معرفی اعضای جدید وقت بگذارید. لازم نیست زمان زیادی را صرف این کار کنید. کافی است یک جلسه ۱۵ دقیقه‌ای داشته باشید تا در آن افراد با یکدیگر آشنا شوند. این رویکرد در عملکرد درون سازمانی تاثیر زیادی می‌گذارد. همچنین آشنایی کارمندان با یکدیگر باعث شکل‌گیری کانال‌های ارتباطی بین آن‌ها و حمایت از همدیگر می‌شود.
- برای نیروی جدید منتور در نظر بگیرید
گاهی یک راهنما می‌تواند از نیروی جدید پشتیبانی کند تا مطمئن شود که همه چیز را به خوبی یاد گرفته است. از خط مشی‌های شرکت تا نحوه استفاده از سیستم داخلی؛ این کار سرعت کارها را تا چند برابر افزایش می‌دهد و فشار روی تیم و فرد جدید را هم کم می‌کند.
چند نمونه پیام خوش‌آمدگویی به کارکنان تازه وارد
ارسال پیام‌های کوتاه خوش‌آمدگویی به کارمندان جدید به آن‌ها نشان‌می‌دهد که شما از پیوستن آن‌ها به سازمان خوشحالید و از حضورشان قدردانی می‌کند. مهم نیست همکار او باشید یا مدیرش، مهم این است که در نظر او تاثیر مثبتی بگذارید و کاری کنید که او در محیط جدید احساس راحتی داشته باشد. در ادامه چند نمونه پیام خوش‌آمدگویی به کارکنان تازه وارد را می‌خوانید:
پیام خوش آمدگویی رسمی به همکار
بسته به این که شما در چه محیطی کار می‌کنید، باید لحن رسمی یا صمیمی را برای پیام خوش‌آمدگویی انتخاب کنید. حتی می‌توانید چند نفری به همراه بقیه اعضای تیم یک پیام مشترک برای عضو جدید بفرستید. مثل:
- خیلی خوشحالیم که به تیم ما ملحق شدی! امیدواریم روزهای خوبی را اینجا در کنار ما سپری کنی. موفق باشی!
- از طرف کل تیم به شما خوش‌آمد می‌گویم و امیدواریم از همکاری با ما لذت ببرید.
- به خاطر موقعیت جدیدت تبریک می‌گوییم! تیم ما مشتاقانه منتظر به اشتراک گذاشتن موفقیت‌ها با شما است.
- خوش آمدید! ما مشتاقانه منتظر همکاری با شما هستیم.
- از اینکه به تیم ما پیوستید متشکریم. ما از حضور شما در اینجا خوشحالیم و مشتاقانه منتظر شنیدن ایده‌های شما هستیم.
- خوش آمدید! ما می‌دانیم که مهارت‌ها و تجربه شما یک دارایی بزرگ برای بخش ما است. اگر سؤالی دارید، لطفاً در هر زمانی با ما صحبت کنید.
- خوش آمدید! می‌توانی در هر زمانی برای به اشتراک گذاشتن ایده‌های خود یا پرسیدن سوالات تماس بگیری.
- تبریک می‌گویم و بهترین آرزوها را در اولین روز کاری برایت دارم! مشتاقانه منتظر همکاری با شما هستم.
پیام خوش آمدگویی غیررسمی به یک همکار
در بیشتر استارتاپ‌ها محیط کاری صمیمی است و شما در این محیط‌ها می‌توانید با ارسال پیام‌های غیررسمی و صمیمانه به همکار جدیدتان خوش‌آمد بگویید:
- سلام! خیلی خوشحالم که به تیم ما پیوستی! من مشتاقانه منتظر همکاری باهات هستم!
- خوش آمدی! ما مشتاقانه منتظر همکاری با شماییم!
- خیلی خوبه که تو به جمع ما پیوستی! لطفا اگه سوالی داشتی حتما به من اطلاع بده.
- اولین روز کاری رو بهت تبریک می‌گم! کل تیم ما از اینکه اینجا هستی هیجان زده است. هر چیزی نیاز داشتی به من بگو.
کلام آخر
فرایند آنبوردینگ کارمند جدید و پذیرش سازمانی کارکنان تازه وارد در شرکت فرصت بسیار خوبی است که افراد تیم تاثیر اولیه خوبی روی فرد جدید بگذارند. هدف کلی این فرایند این است که کارمند جدید احساس قدردانی و آمادگی برای شروع کارهایش در موقعیت جدید داشته باشد. در این مطلب درباره تاثیرات آنبوردینگ در حفظ و نگهداری کارمندان صحبت کردیم و به بررسی انواع پیام‌های خوش‌آمدگویی به کارمند جدید پرداختیم.
