همه ما از اهمیت مهارت‌های فنی در محیط کار اطلاع داریم و می‌دانیم بدون داشتن چنین مهارت‌ها و توانایی‌هایی نمی‌توانیم از پس کار خود بربیاییم. اما داشتن مهارت‌های سخت به‌تنهایی موفقیت را تضمین نمی‌کند و در بسیاری از موارد اهمیت مهارت‌های نرم نادیده گرفته می‌شود. مهم‌ترین مهارت نرمی که برای موفقیت در محیط کار باید داشته باشید، مهارت های برقراری ارتباط موثر است. اگر از چنین مهارتی برخوردار نباشید، باید قید داشتن یک شغل رویایی و موفقیت شغلی را بزنید. بعضی از افراد به طور طبیعی مهارت‌های ارتباطی بالایی دارند، اما بعضی دیگر همیشه برای بیان افکار و احساسات خود به دیگران دچار مشکل می‌شوند. فرقی نمی‌کند شما در کدام یک از این دسته‌ها قرار دارید؛ در هر صورت باید همیشه سعی کنید تا بهترین خود را در ارتباط با دیگران نمایش دهید. داشتن ارتباط موثر در محیط کار نیازمند چند مهارت است که در این مقاله به توضیح آن‌ها می‌پردازیم. پس اگر می‌خواهید مهارت های برقراری ارتباط موثر را در خود تقویت کنید، با ما همراه باشید.
چرا برقراری ارتباط موثر در محیط کار اهمیت دارد؟
ارتباطات خوب و سالم کیفیت عملکرد را در محیط کار تضمین می‌کند. در واقع، این کیفیت ارتباط است که می‌تواند تاثیر چشمگیری روی نتیجه نهایی کار داشته باشد. ارتباط موثر در محیط کار را می‌توانیم بخش جدایی‌ناپذیری از موفقیت شرکت بدانیم. چون این ارتباطات باکیفیت هستند که مشکلات را تا حدی زیادی از بین می‌برند و عملکرد را ارتقا می‌دهند.
ارتباط موثر در محیط کار باعث افزایش بهره‌وری کلی شده و یک تیم قوی ایجاد می‌کند. اگر کارمندان بتوانند با یکدیگر مشورت کنند و نظرات دیگران را هم در نظر بگیرند، روحیه همکاری در آن‌ها تقویت می‌شود و می‌توانند با کمک هم، به بهترین راه‌حل‌ها و نتایج برسند.
همچنین با ایجاد ارتباطات قوی در محیط کار، مدیران می‌توانند استعدادها و مهارت‌های کارکنان خود را بهتر بشناسند و وظایف و دستورالعمل‌ها را به‌صورت شفاف و متناسب با هر کارمند توضیح دهند. در این صورت، اثربخشی و عملکرد هر پروژه به طور چشمگیری افزایش پیدا می‌کند.
اگر تیم‌ها از مهارت های برقراری ارتباط موثر برخوردار نباشند، عملکرد کلی شرکت پایین می‌آید و شرکت نمی‌تواند به اهداف و چشم‌انداز خود برسد. به‌طوری که تحقیقات شرکت آمریکایی گارتنر نشان می‌دهد که ۷۰ درصد اشتباهات در شرکت به دلیل ارتباطات ضعیف رخ می‌دهد. این آمار نشان‌دهنده میزان اهمیت برقراری ارتباط موثر در محیط کار است.
۱۰ مهارت لازم برای برقراری ارتباط موثر در محیط کار
توانایی برقراری ارتباط موثر در محیط کار یکی از مهم‌ترین دلایل موفقیت در شغل است. ممکن است شما مهارت‌های فنی بسیار بالایی داشته باشید یا در حوزه تخصصی خود، حرف اول را بزنید؛ در هر حال، نداشتن مهارت‌های ارتباطی خوب می‌تواند مانعی جدی برای رشد و پیشرفت شما باشد. به همین دلیل، مهارت های برقراری ارتباط موثر از ضروری‌ترین و اساسی‌ترین مهارت‌ها هم برای کارمندان و هم برای مدیران است. پس تقویت مهارت‌های ارتباطی برای رشد حرفهای هر فردی در هر موقعیتی، ضروری به نظر می‌رسد. این مهارت‌ها عبارت‌اند از:
- همدلی
شما هرگز نمی‌توانید کسی را درک کنید، مگر اینکه مسائل را از دیدگاه او ببینید. این دقیقا تعریف همدلی است. در واقع داشتن همدلی به این معنا است که شما نه‌تنها می‌توانید دیگران را درک کنید، بلکه می‌توانید در احساس آن‌ها شریک شوید. این مهارت ارتباطی هم در جلسات تیمی و هم در جلسات دو نفره اهمیت بسیاری دارد. در هر دو مورد، شما باید احساسات دیگران را کاملا درک کرده و پاسخ مناسبی به آن‌ها ارائه دهید.
به‌عنوان مثال، اگر همکار یا کارمند شما به‌خاطر وجود یک مشکل عصبانی و ناامید است، داشتن همدلی به شما کمک می‌کند او را سرزنش یا قضاوت نکنید و برای رفع این حس بد به او کمک کنید. حتی در مواردی شما می‌توانید با استفاده از این مهارت، اشتیاق و علاقه افراد را درک کرده و از ایده‌ها و نظرات آن‌ها برای پیش بردن کار، حمایت کنید.
مدیران و رهبرانی که همدلی دارند، موفقیت بیشتری نسبت به دیگران به دست می‌آورند. مخصوصا در این دوره زمانی که دورکاری در بیشتر شرکت‌ها رواج پیدا کرده و کارمندان باید بیشتر از قبل برای متعادل کردن زندگی شخصی و شغلی خود تلاش کنند، رهبری با همدلی می‌تواند یک محیط حمایتی و مشارکتی ایجاد کند.
- هوش هیجانی
هوش هیجانی یک مهارت ارزشمند برای برقراری ارتباط موثر در محیط کار است. توانایی شناسایی، مدیریت، ارزیابی و درک احساسات خود و اطرافیان از جمله مواردی است که در تعریف این مهارت آورده می‌شود. دانستن نحوه مدیریت احساسات به شما کمک می‌کند تا یک استراتژی ارتباطی قوی طراحی کنید، در حل درگیری‌ها موثر باشید و موقعیت‌های سخت و طاقت‌فرسا را با ارائه پاسخ‌های مناسب مدیریت کنید.
بعضی از افراد به طور ذاتی هوش هیجانی بسیار بالایی دارند. اما اگر از این مهارت برخوردار نیستند، می‌توانید با تمرین و توجه بیشتر در طول زمان، آن را در خود تقویت کنید. خودآگاهی، همدلی و مهارت‌های اجتماعی ویژگی‌های اصلی هوش هیجانی هستند که هنگام برقراری ارتباط با دیگران به شما کمک می‌کنند.
- گوش دادن
گوش دادن و شنونده خوبی بودن یکی از بهترین راه‌ها برای داشتن ارتباط موثر در محیط کار است. هیچ‌کس دوست ندارد با کسی حرف بزند که هیچ اهمیتی به صحبت‌های او نمی‌دهد. کسانی که می‌توانند ارتباط خوبی با دیگران برقرار کنند، معمولا شنونده بسیار خوبی هم هستند. آن‌ها گوش می‌دهند تا بفهمند. به همین خاطر است که می‌توانند پاسخ‌های مناسبی ارائه کنند.
گوش دادن را می‌توانید با تمرین تقویت کنید. فقط کافی است هنگام صحبت با دیگری، به طور دقیق به حرفهای او گوش کنید، سوالات واضح بپرسید و برای اینکه مطمئن شوید منظور او را متوجه شده‌اید، حرفهای او را دوباره بیان کنید. با کنار گذاشتن وسیله‌هایی که حواس شما را پرت می‌کند و توجه به حالات چهره، لحن و زبان بدن طرف مقابل می‌توانید درک خود را از صحبت‌های او افزایش دهید و با او همدلی کنید.
- اعتمادبه‌نفس
در محیط کار، معمولا به ایده‌هایی که با اطمینان ارائه می‌شوند، توجه بیشتری می‌شود. پس مهم است که در تعامل با دیگران اعتمادبه‌نفس داشته باشید و به دیگران نشان دهید که به آنچه که می‌گویید، ایمان دارید. برقراری ارتباط با اعتمادبه‌نفس کلید رهبری موفق است. این مهارت، اقتدار سالم را در رهبری افزایش می‌دهد. اما توجه کنید که فاصله بین برقراری ارتباط با اعتمادبه‌نفس و مغرور بودن تنها یک خط باریک است.
با برقراری ارتباط چشمی، صاف نشستن و حرف زدن با لحنی محکم و در عین حال دوستانه، می‌توانید اعتمادبه‌نفس خود را به دیگران نشان دهید. لحن شما باید صرفا اطمینان شما را از حرف‌هایی که می‌زنید، نشان دهد؛ نه اینکه پرخاشگرانه یا متکبرانه به نظر برسد. برای جلوگیری از ایجاد سوءتفاهم باید به حرفهای طرف مقابل هم با دقت گوش دهید و با او همدلی کنید.
- صداقت و شفافیت
هنگام صحبت با دیگران صادق، روراست و واقعی باشید. سعی نکنید حقیقت را هرچند تلخ، شیرین کنید و سپس آن را به همکارانتان ارائه دهید. همه ما دوست داریم اطلاعات را صادقانه، شفاف و روراست دریافت کنیم. همچنین، اگر مشکلی پیش آمد، مسئولیت آن را به عهده بگیرید و دیگران را سرزنش نکنید. اگر اشتباهات خود را بپذیرید، مدیران و سایر کارمندان هم احترام بیشتری برای شما قائل خواهند شد.
اگر می‌خواهید حرف خود را به‌صورت شفاف و واضح به دیگران بگویید، حتما قبل از صحبت در مورد آن فکر کنید. فکر کردن قبل از صحبت به شما کمک می‌کند تا حرفهای خود را دقیقا به اندازه لازم بگویید و با جملات کمتر یا بیشتر، مخاطب خود را گیج نکنید.
- یادگیری چابک
دنیایی که در آن زندگی می‌کنیم، به‌سرعت در حال تغییر است. مهارت‌ها و تجربیاتی که شما را به یک کارآموز یا مدیر رده پایین تبدیل کرده، نمی‌تواند از شما یک رهبر یا مدیر رده‌بالای موفق بسازد. پس شرکت‌ها همیشه به دنبال کارمندانی هستند که برای یادگیری چیزهای جدید مشتاق باشند، بسیار مطالعه می‌کنند و دانش جدیدی به دست می‌آورند. با یادگیری اطلاعات به‌روز و جدید، می‌توانید بهتر با اطرافیانتان هم صحبت شوید.
- سازگاری
توانایی سازگاری و تطابق با شرایط و افراد مختلف یکی از مهارت‌های کلیدی کارمندان در محیط کار است. شما برای انجام کارهای گروهی باید از این مهارت برخوردار باشید. سازگاری در واقع با احساسات و مهارت‌های زیادی گره‌خورده است. هوش هیجانی و همدلی از جمله مهارت‌هایی هستند که به سازگاری بیشتر کمک می‌کنند.
برای درک این موضوع تصور کنید در یک لحظه همه چیز در مورد اهداف و خواسته‌ها تغییر می‌کند. در این لحظه قابلیت سازگاری است که می‌تواند این شرایط را کنترل و مدیریت کرده و شما را با تغییرات ایجاد شده سازگار کند. کسانی که نمی‌توانند این تغییرات را بپذیرند یا خود را با آن تطبیق دهند، قطعا با چالش‌های ذهنی زیادی مواجه می‌شوند.
- داستان‌سرایی
مردم معمولا به داستان‌ها واکنش نشان می‌دهند. داستان‌ها نه‌تنها توجه دیگران را به خود جلب می‌کنند، بلکه به‌راحتی به ذهن سپرده می‌شوند و واکنش‌های احساسی زیادی را برمی‌انگیزند. توانایی ایجاد یک داستان خوب با روایت زیبا و متفکرانه، دیگران را برای کاری که از آن‌ها می‌خواهید انجام دهند، متقاعد کرده و طرف مقابل را برای انجام آن کار ترغیب می‌کند.
- مهارت‌های نوشتاری
داشتن مهارت‌های نوشتاری بالا برای ایجاد یک ارتباط موثر در محیط کار بسیار مهم است. در حال حاضر، بازار و ارتباطات دیجیتال زندگی ما را تحت تاثیر قرار داده‌اند و این نوع از ارتباطات درحال‌رشد هستند. پس برقراری ارتباط موثر در قالب نوشتاری و از طریق پلتفرم‌های مختلف اجتناب‌ناپذیر است. داشتن مهارت‌های نوشتاری و استفاده از انواع مختلف محتوا می‌تواند در اطلاع‌رسانی، جذب مخاطب هدف و همچنین موفقیت نهایی موثر باشد.
- دیپلماسی
دیپلماسی کلمه‌ای است که بیشتر برای روابط سیاسی ملت‌ها و کشورهای مختلف استفاده می‌شود. اما باتوجه‌به اینکه دیپلماسی را هسته اصلی بشریت می‌دانند، می‌توانید در محیط‌های کاری مدرن هم درجه‌ای از سیاست‌های اداری را مشاهده کنید. در واقع یک کار تیمی منسجم با ایجاد روابط موفق شروع می‌شود تا همه در نهایت به یک هدف مشترک برسند. برای رسیدن به چنین هدفی باید ذهن دیپلماتیکی داشته باشید. لازم نیست تمام همکاران خود را دوست داشته باشید و یک رابطه عالی و سطح بالا با آن‌ها ایجاد کنید. اما داشتن ارتباط موثر برای یک همکاری موفق ضروری است.
راهکارهایی برای داشتن یک ارتباط موثر با همکاران
مهارت های برقراری ارتباط موثر ذاتی نیستند. پس اگر احساس می‌کنید نمی‌توانید رابطه خوبی با همکارانتان در محیط کار ایجاد کنید، باید به فکر تقویت مهارت‌های ارتباطی خود باشید. راه‌ها و شگردهای زیادی برای بهبود مهارت‌ها و داشتن ارتباط موثر در محیط کار وجود دارد. از جمله این راهکارها می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- شروع‌کننده صحبت باشید
انتظار نداشته باشید که دیگران برای برقراری ارتباط با شما پا پیش بگذارند یا شخص دیگری واسطه شما و همکارانتان شود. مسئولیت شروع ارتباط را به عهده بگیرید و شما به سمت دیگران بروید. اگر می‌خواهید ارتباط موفقی با کسی داشته باشید، یک جلسه دو نفره با او تنظیم کنید و در مورد مهم‌ترین موضوعاتی که بینتان مطرح است، صحبت کنید. صحبت کردن از موضوعات مهم و پرهیز از جزئیات بی‌اهمیت‌تر می‌تواند تا حد زیادی از سوءتفاهم‌های احتمالی جلوگیری کند.
- خود را برای آنچه که می‌خواهید بگویید، آماده کنید
قبل از وارد شدن به صحبت، فکر کنید. اگر شما حرفهای خود را از قبل آماده کرده باشید، به جنبه‌های مختلف موضوع فکر کرده باشید و هدفتان را از انجام این مکالمه بدانید، گفت‌وگوی موثرتری را تجربه خواهید کرد.
- برای پاسخ‌های مختلف آماده باشید
زمانی که استراتژی صحبت‌های خود را طراحی می‌کنید، خود را در نقش طرف مقابلتان هم قرار دهید و پاسخ‌های مختلف و اختلاف‌نظرهای احتمالی را حدس بزنید. در این صورت، شما می‌توانید راحت‌تر از قبل، از ایده و نظر خودتان دفاع کنید.
- جلسه‌ای تنظیم کنید
ترتیب دادن یک جلسه هنوز هم یکی از بهترین روش‌ها برای برقراری ارتباط موثر در محیط کار است. در طول جلسه، تمام اعضای تیم این فرصت را دارند که در مورد مسائلی که با آن روبه‌رو هستند، اظهارنظر کنند و به بحث درباره آنچه که تاکنون انجام شده، بپردازند.
- از کلمات ساده استفاده کنید
همیشه برای برقراری ارتباط با دیگران از کلماتی استفاده کنید که درک آن‌ها برای همه آسان است. اگر از کلمات مبهم یا جملات بیش از حد طولانی استفاده کنید، ممکن است دیگران ایده اصلی صحبت‌های شما را درک نکنند. در این صورت دوباره باید وقت خود را برای توضیح صحبت‌های قبلی صرف کنید.
- به صحبت‌های دیگران گوش کنید
شاید غیرقابل‌باور باشد، اما توانایی گوش دادن به کلمات طرف مقابل یکی از بزرگ‌ترین مشکلات ارتباطی است. با تمام توجه و دقت خود به حرفهای طرف مقابلتان گوش دهید و اگر جمله‌ای را متوجه نشدید، همان لحظه از او بپرسید. قبل از اینکه بخواهید جواب او را بدهید، مطمئن شوید که واقعا همه چیز را درست شنیده و درک کرده‌اید.
- از تکرارهای غیرضروری پرهیز کنید
اگر می‌خواهید همکاران و مدیران شما ایده‌هایتان را به‌خوبی درک کنند، از درازگویی و بیان حرفهای تکراری بپرهیزید. منظور خود را به طور مختصر و شفاف به دیگران بگویید و در انتها مطمئن شوید که همه چیز برای آن‌ها روشن و واضح است.
کلام آخر
به یاد داشته باشید که نتیجه ارتباطات تا حد بسیار زیادی به روحیه شما هنگام صحبت کردن بستگی دارد. اگر قبل از شروع ارتباط متوجه شدید که از نظر روحی حال مساعدی ندارید، بهتر است آن را به زمان دیگری موکول کنید. پس قبل از شروع ارتباط، سعی کنید ذهنیت مثبتی داشته باشید و با تمرکز و خیال راحت به آن بپردازید.
